Privacy beleid

Hoofddorp 1 mei 2018.

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) vraagt van organisaties
een aantal antwoorden die in het privacy-beleid moeten worden opgenomen.
Onderstaande punten geven dit beleid vorm ten aanzien van het
Christelijk Gemengd Koor “Cantamus” te Hoofddorp.
Deze AVG is m.i.v. 25 mei 2018 van kracht.

1.Persoonsgegevens van de leden worden in een bestand bewaard om:

• • indien nodig benaderbaar te zijn per mail, post en/of telefoon
  • dat dit wenselijk is in het kader van het kunnen bezoeken van een individueel lid

2.Binnen de organisatie (hierna genoemd “koor”) is het bestuur verantwoordelijk
voor de bescherming van deze persoonsgegevens.

3.De volgende persoonsgegevens worden in een digitaal bestand opgenomen t.b.v.
het ledenadministratiebestand en analoog t.b.v. de ledenlijst welke aan een ieder
lid van het koor wordt uitgereikt. In de ledenlijst wordt geen geboortedatum
vermeld, maar slechts de verjaardagsdatum.

4.De volgende persoons- en persoonlijke gegevens worden in het in punt 3
genoemde ledenadministratiebestand bewaard:

• • • naw-gegevens (naam, adres, woonplaats)
    • geboortedatum
    • telefoonnummer
    • emailadres*
    • stemgroep waartoe men behoort
    • aanvang lidmaatschap*
    • bankrekeningnummer t.b.v. penningmeester (innen contributie)

• • • * Emailadres is t.b.v. digitale informatievoorziening aan de koorleden
    • * Aanvang lidmaatschap wordt gebruikt om een eventueel jubileum
    • van een koorlid te onderkennen.

5.De leden worden geïnformeerd over welke persoonsgegevens worden bewaard
en waarvoor deze zijn bestemd. Tevens wordt bij het aangaan van het
lidmaatschap een zgn. “Toestemmingsformulier Chr. Gemengd koor Cantamus”
aan het adspirant-koorlid uitgereikt, waarin door betrokkene toestemming wordt
verleend om de in punt 4 genoemde gegevens op te slaan in een ledenbestand.
Dit formulier dient door het betreffende (adspirant) koorlid op Plaats en Datum te
worden ondertekend en ingeleverd bij de secretaris of één der bestuursleden.
Tevens geeft het koorlid toestemming om zijn/haar gegevens op de ledenlijst
te plaatsen, die aan ieder koorlid wordt uitgereikt. Het bankrekeningnummer
is hiervan uitgezonderd: dit is alléén bij de penningmeester bekend i.v.m.
financiële transacties.
Als een koorlid bezwaar maakt om één of meerdere gegevens van hem/haar
op deze lijst te plaatsen dient dit kenbaar te worden gemaakt op het
Toestemmingsformulier. Gemerkte gegevens zullen dan niet op deze ledenlijst
worden geplaatst, maar uitsluitend in het digitale ledenadministratiebestand
binnen het bestuur.
Persoonsgegevens worden in principe niet aan derden verstrekt. Mocht dit om
wat voor reden noodzakelijk zijn, bijvoorbeeld in geval van een koorreis, worden
de leden geïnformeerd welke persoonsgegevens benodigd zijn.
Eventuele bezwaren kunnen dan kenbaar worden gemaakt.

6.Inzien van eigen persoonsgegevens:

• • • Elk koorlid heeft het recht zijn of haar eigen gegevens in te zien zo hij of zij datwil. Het bestuur zal in dat geval een uitdraai maken van zijn of haar opgeslagen gegevens.
      

7.De persoonsgegevens worden als volgt bewaard:

• Het door het koorlid ingevulde formulier (pt. 5) wordt fysiek bewaard in een
  map, welke wordt beheerd door de secretaris.
  De secretaris heeft het recht de fysieke formulieren te digitaliseren en op te
  slaan in een digitaal bestand.
  Daarnaast wordt de ledenlijst, die aan elk lid wordt verstrekt ook in een digitaal
  bestand gezet om eenmaal per jaar een nieuwe bijgewerkte lijst aan de
  koorleden te kunnen verstrekken.

8.Van de bestanden genoemd in pt. 7 wordt een back-up aangelegd welke wordt
bewaard op een separaat opslagmedium (bijv. een usb-stick).

9.De persoonsgegevens van de koorleden worden op een zodanige wijze bewaard
door de secretaris, waarbij wordt voorkomen dat anderen onbedoeld deze
persoonsgegevens kunnen inzien. Genoemde persoonsgegevens
(zie pt. 4) worden z.s.m. vernietigd als een koorlid zijn/haar lidmaatschap opzegt.

10. Toegang tot de in pt. 7 genoemde bestanden heeft de secretaris en, indien
noodzakelijk, een ander aan te wijzen lid van het bestuur.

11. Er is geen aparte persoon voor de gegevensbescherming binnen het koor.
Dit is een verantwoordelijkheid die binnen het bestuur ligt.

12. Afspraken met externe partijen die eventuele persoonsgegevens van
koorleden dienen te registreren, zoals bij een koorreis, worden adhoc
gemaakt.

13. Op de website van het koor (www.Cantamus.nl) kunnen foto’s worden geplaatst,
die optredens, concerten, bijdrages aan kerkdiensten en andere sociale
activiteiten als koor weergeven.

14. Toestemmingsformulier (Bijlage 1 bij dit Privacy-beleid):
Het Toestemmingsformulier maakt onderdeel uit van dit beleid en wordt aan
(adspirant) koorleden uitgereikt, zoals in pt. 5 staat omschreven.

15. Dit Privacy-beleid is op verzoek voor ieder koorlid beschikbaar.

Chr. Gem. Koor “Cantamus” te Hooffdorp

versie 1.0 …………………………………………………………………………………Hoofddorp 1 mei 2018

Download hier deze verklaring